大家さんのNotebookLM活用術
- 石田敦也
- 16 時間前
- 読了時間: 7分
設備台帳・修繕履歴・費用予測を、AIに丸ごと覚えさせてみた話
ダイヤモンドコンサルティング｜神戸北区の不動産管理会社
「あの設備の品番ってなんだったっけ？」「前回エアコンを替えたのはいつだろう？」
賃貸経営をしていると、こういう問いが意外と頻繁に出てきます。
紙の台帳、Excelのファイル、業者からもらった見積書のPDF、情報はあるけれど、必要なときにすぐ出てこない。
そんな悩みを、Googleの無料AIツール「NotebookLM」が一気に解決してくれると知ったのは、つい最近のことでした。
今回は実際に私が試してみた内容をもとに、大家さんの物件管理にNotebookLMをどう使えるか、具体的にご紹介します。
NotebookLMとは何か？ 3行でわかる超基本
NotebookLMは、Googleが提供する無料のAIツールです。「自分で用意した資料」を読み込ませると、その資料の内容についてAIと会話できるようになります。
ChatGPTなどの一般的なAIと大きく違う点は、「あなたの資料だけ」を根拠にして答えてくれることです。インターネット上の情報ではなく、自分がアップロードしたデータの中だけで回答するので、物件固有の情報を扱うのにぴったりです。
Googleアカウントがあれば今すぐ無料で使えます。
大家さんが抱える「情報の散らかり問題」
賃貸物件を管理していると、扱う情報の種類は思った以上に多岐にわたります。
私自身、神戸北区エリアで管理物件を担当する中で、以下のような情報がバラバラに存在することに長年頭を抱えていました。
● 各部屋のエアコン・給湯器・換気扇の品番と設置年
● 過去の修繕記録（業者名・費用・対応内容）
● 設備の耐用年数と次回交換の目安時期
● 入居者からのクレーム履歴と対応結果
● 各業者の見積書・請求書のPDFデータ
これらが紙・Excel・メール・PDF・頭の中、と5か所以上に分散していました。
NotebookLMはこの「散らかった情報」をひとつに束ねる場所になります。
実際にやってみた：物件ごとに「ノート」を作る
NotebookLMでは、プロジェクトのことを「ノート」と呼びます。
私は物件ごとにノートを一つ作り、その物件に関する情報をすべてアップロードしました。
アップロードしたもの
以下のような資料をPDFやテキストファイルにまとめてアップロードしました。
資料の種類 | 具体的な内容 |
設備台帳 | 各部屋のエアコン・給湯器・インターホンの品番・設置年 |
修繕記録 | 過去の修繕履歴（日付・業者・費用・対応内容） |
見積書PDF | 業者から受け取った過去の見積書・請求書 |
設備メモ | 「205号室の給湯器は○○製で設置から10年」などの手書きメモ |
AIに聞いてみた質問と回答
資料をアップロードしたら、チャット形式でAIに質問できます。
実際にやりとりした例を紹介します。
Q：「201号室のエアコンの品番と交換年月日を教えて」
A：「設備台帳によると、201号室のエアコンは〇〇製（型番：△△△）で、20XX年XX月に設置されています。耐用年数の目安は一般的に10〜13年ですので、交換検討の時期が近づいています」
Q：「今後3年以内に交換が必要になりそうな設備はある？」
A：「記録されているデータを確認すると、102号室の給湯器（設置から11年）と303号室の換気扇（設置から9年）が交換時期の目安に近づいています。優先度の高い順に一覧にします」
この精度に、正直驚きました。ExcelやノートにバラバラだったデータをNotebookLMが横断的につなぎ合わせて、回答してくれるのです。
修繕費用の予測にも使える
さらに応用した使い方として、修繕費用の概算予測にも挑戦しました。
過去の見積書データを複数アップロードし、「今後3年間でかかる修繕費の目安を教えて」と聞いてみると、設備ごとの交換費用目安と優先順位を整理して返してくれました。
もちろんこれはあくまで「参考値」であり、実際の費用は業者や工事年月によって異なります。
ただ、資金計画を立てる上での「ざっくりとした見通し」を持つには十分で、金融機関への相談資料や、自分の頭の整理に役立っています。
「修繕積立をいくら準備しておくべきか」という問いに対して、具体的なデータをもとに考えられるようになったのは大きな前進でした。
故障前に交換できると、クレームが減る
この使い方で実感した思わぬ副産物が、入居者からのクレーム減少です。
設備が「突然壊れる」ことで起きるクレームは、大家業の中でも特にストレスの大きいトラブルです。
しかし交換時期を事前に把握できていれば、故障が起きる前に計画的に交換できます。
「給湯器が壊れてお湯が出ない！」という夜間緊急連絡は、大家にとっても入居者にとっても最悪の体験です。
NotebookLMで設備の年数を管理し、寿命が近づいたものを先手で交換していく──このサイクルに入れると、クレームの件数が体感でも明らかに変わってきます。
入居者満足度の向上は、長期入居・空室率の低下にも直結する大切なポイントです。
使い始めるための3ステップ
難しそうに見えますが、操作自体はとてもシンプルです。
STEP 1 | Googleアカウントでログインし、NotebookLMを開く notebooklm.google.com にアクセス |
STEP 2 | 物件ごとに「新しいノートブック」を作成する 例：「○○荘 設備管理ノート」という名前でOK |
STEP 3 | 設備台帳・修繕記録などをPDFやテキストでアップロード アップロード後すぐにAIとの会話が始められます |
最初のアップロードに少し手間がかかりますが、一度整備してしまえばあとは質問するだけです。
注意点：NotebookLMはあくまで「情報整理ツール」
便利なツールですが、いくつか注意しておきたい点があります。
● 費用の回答はあくまで目安です。実際の修繕費は業者に見積もりを取るのが基本です。
● アップロードした情報の品質が回答の精度を左右します。古い情報や記載漏れがあると、回答も不正確になります。
● 個人情報（入居者の氏名・連絡先など）はアップロードしないことを推奨します。設備情報・修繕記録に絞って活用するのが安全です。
● ExcelファイルはそのままではNotebookLMに読み込めません。Googleスプレッドシートに一度コピペしてからアップロードするか、CSV形式で保存し直すのが現実的な対処法です。設備台帳をExcelで管理している方は、この変換が最初の一手間になります。
あくまで「賢い検索・整理ツール」として使い、判断は人間（大家さん）が行う、というスタンスが正しい使い方だと感じています。
まとめ：情報を整理するだけで、経営の質が変わる
NotebookLMを使い始めて、一番変わったのは「情報を探す時間」が劇的に減ったことです。
工務店への問い合わせ前に品番を確認できる、次の修繕計画を事前に考えられる、入居者からの問い合わせに素早く答えられる──こうした小さな改善が積み重なると、大家業全体のストレスが大きく変わります。
難しいIT知識は一切不要です。
まずは一棟分の設備情報をまとめてアップロードするだけ。
試しに一回やってみてください。きっと「もっと早く使えばよかった」と思うはずです。
「AIなんか、私には無理だ！」そんな方にこそNotebookLMを使ってほしいです。
まとめ：情報を整理するだけで、経営の質が変わる
NotebookLMを使い始めて、一番変わったのは「情報を探す時間」が劇的に減ったことです。
業者への問い合わせ前に品番を確認できる、次の修繕計画を事前に考えられる、入居者からの問い合わせに素早く答えられる──こうした小さな改善が積み重なると、大家業全体のストレスが減って、管理業が楽しくなってきます。
難しいIT知識は一切不要です。まずは一棟分の設備情報をまとめてアップロードするだけ。
試しに一回やってみてください。きっと「もっと早く使えばよかった」と思うはずです。
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