賃貸管理DX】物件ごとの設備品番や修繕履歴をNotebookLMに丸投げ！探しものをゼロにする活用術
- 石田敦也
- 2 日前
- 読了時間: 3分
「管理物件の『あの品番』、探すのに疲れていませんか？」
神戸市北区で不動産業を営むダイヤモンド石田です。
賃貸管理の現場は、細かい情報の宝庫です。ポストのダイヤルナンバー、キッチンの水栓の型番、シリンダーの品番、クロスの型番。
これらを物件ごとに、分厚いファイルやエクセルに記録している方が多いのではないでしょうか。
でも、いざ修理の手配をする時に、その情報を探し出すのが一番「めんどくさい」ですよね。
そんな「探しもの」の時間を、GoogleのAI（NotebookLM）がゼロにしてくれます。
1. 「打ち込み作業」は不要。PDFやメモを放り込むだけ
AIと聞くと「データを入力するのが大変そう」と思われがちですが、NotebookLMは違います。
設備の取扱説明書や図面のPDF
現場で撮った「品番シール」の画像
オーナー様との打ち合わせメモ（ワードやテキスト）
これらを物件ごとの「魔法の箱（ノート）」にバサッと放り込むだけ。
わざわざエクセルに打ち直す必要はありません。
資料そのものが、あなたの代わりにAIが読み込んでくれる「生きた台帳」になります。
2. 現場でスマホから聞くだけ。「シリンダー品番は？」にAIが即答
今、私が実際に管理物件の資料を読み込ませて試してみました。
AIに「この部屋のシリンダー品番は？」」「所有者の住所は？」と聞いてみたところ、完璧に正確な回答が返ってきました！
これまでは事務所に戻って重いファイルを開かなければ分からなかったことが、現場からスマホで一言聞くだけで解決します。
協力業者さんへの発注も、その場で正確に行える。
昨日までがウソのようなスピード感です。
※実際に管理物件専用のノートブックを作成して試してみましたが、放り込んだPDF情報には、「所有者」と書いてあったデーターで、「オーナー」の住所を教えてと聞きましたが、ちゃんと正確に返答してくれました。「所有者＝オーナー」とGeminiが認識してくれています。
3. 「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐ
入居者様との過去のやり取りや、修繕の履歴もすべてAIに放り込んでおいてください。
「前回の漏水、いつ誰が直したっけ？」と聞けば、AIが過去の報告書から一瞬で答えを見つけ出します。
正確なデータに基づいた対応ができるので、オーナー様や入居者様からの信頼も爆上がりします。
「めんどくさがり」な私たちが、一番「仕事が完璧な管理会社」になれるんです。
4. 唯一のコツ：エクセルはPDFに変えてから
唯一の弱点は、エクセルファイルをそのまま読み込めないこと。
でも、エクセルファイルから保存する時に「名前を付けて保存」から「PDF」を選ぶだけ。
たった3秒の手間で、その後、台帳を目を皿のようにして探す「30分」が節約できます。
【まとめ：管理の『記憶』をAIに預けよう】
「めんどくさい」事務作業をAIに任せることで、私たちはもっとやりたい事の時間を作れます。
情報の整理をAIに任せ、誠実な管理を徹底する。
これが普及すれば、管理のミスはなくなり、業界全体の信頼が上がります。
楽をして、ミスをなくし、オーナー様に喜ばれる。
あなたも今日から、管理物件のあらゆるデータをNotebookLMに集めて、AI（Gemini）に指示してみて下さい。
不動産管理の仕事が、驚くほど軽くなる体験が待っていますよ。
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