神戸・鈴蘭台で電子契約に対応した賃貸管理会社をお探しの大家さんへ。AIで実現する、報告も契約もスマホで完結する管理スタイル
- 石田敦也
- 4月16日
- 読了時間: 6分
AIが業務を変えた話 「デジタルポスト」を作りました
少し前のことですが、管理業務の効率化のためにちょっとしたシステムを作りました。
名前は「デジタルポスト」。
仕組みはシンプルで、Googleドライブの専用フォルダに送金明細と写真報告書のファイルを入れるだけで、自動的にオーナー様へ送信されます。
Google Apps Script（Googleの自動化ツール）を使っています。
正直に言うと、コードは100％Geminiが書いてくれました。
私がやったのは「こういう仕組みが欲しい」という日本語の指示と、動作確認と細かい調整だけです。
AIのおかげで、プログラミングの専門知識がなくても、こういったシステムが作れる時代になったと実感しました。
なぜ作ったかというと、毎月の報告業務に思いのほか時間がかかっていたからです。
メールのテンプレートがあっても、ファイルを整えて、確認して、送る。
この一連の作業が積み重なると、けっこうな手間になります。
それを自動化することで、より重要な業務に時間を使えるようになりました。
大家さんの「小さな心配」 空室中の旅行問題
賃貸オーナーとして物件を持っていると、こんな気持ちになることはないでしょうか。
「空室があるとき、旅行に行っていいものか、、、」
行けないわけじゃない。でも、なんとなく気になる。
内覧の問い合わせが来たらどうしよう、申し込みが入ったとき書類のやり取りはどうなるそんな小さな心配が頭の片隅にある、という感覚です。
特に、相続で物件を受け継いだ方や、転勤などで遠方に住むオーナー様にとって、この「気になる」という感覚は日常のストレスになりやすいです。
管理会社に任せているはずなのに、完全には安心しきれない。その原因を突き詰めると、「最終決断は自分がしないといけない。」という点に行き着くことが多いと思います。
デジタルポストで「見える管理」を
デジタルポストを導入したことで、毎月の報告がより確実になりました。
送金明細と写真報告書が、決まったタイミングで自動的にオーナー様へ届きます。
担当者の手作業に頼る部分が減ったので、忙しい時期でも抜け漏れが起きにくくなっています。
オーナー様からすると、特に何もしなくてもスマホにレポートが届いている状態です。
「最近どうなってるんだろう」と気になって連絡する手間も減ります。
報告が定期的に届くというのは、当たり前のように聞こえますが、「見えている」という安心感は意外と大きいと感じています。
また、共有名義や相続で複数の方が所有者になっているケースでも、このシステムは便利です。
送信先を複数のメールアドレスに設定できるので、「兄弟それぞれに同じ報告書を届けたい」「配偶者にも共有しておきたい」という場合でも、一度の操作で全員に届きます。
共有物件では「誰が何を知っているか」のズレがトラブルの種になることがありますが、全員が同じ情報を同じタイミングで受け取れる仕組みは、そういった意味でも安心です。
さらに：デジタル契約で旅行中も完結できる
報告書の自動化だけでなく、ダイヤモンドコンサルティングでは電子契約サービス「GMOサイン」を導入しており、いつでもデジタル契約に対応できる体制を整えています。
入居申し込みが入ったとき、書類の郵送・返送を待たずに、スマートフォン・PCで署名・確認が完結します。旅行先からでも、移動中でも、対応できます。
「空室中に旅行すると、契約のタイミングで帰らないといけないかも」という心配が、かなり軽くなります。
まだ実際にデジタル契約を使ったオーナー様はいませんが、いつでも対応できる状態です。
ご希望の方はお気軽にご相談ください。
デジタルポストはこんな場面でも活躍します
送金明細と写真報告書の定期送信以外にも、デジタルポストが役立つ場面があります。
その一つが、修繕・リフォームのビフォーアフター報告です。
クロスの張り替えや設備の修理など、原状回復や小修繕が完了したとき、作業前後の写真をまとめてオーナー様にお送りしています。
「ちゃんと直っているか」「どんな状態になったか」を写真で確認できるので、遠方のオーナー様にも好評です。
フォルダにファイルを入れるだけで送信が完了するので、報告のタイミングが遅れることもありません。
こんな大家さんに読んでいただきたい
神戸市内に賃貸物件を持っているが、今の管理会社の対応が少し気になっている
相続で物件を受け継いだが、管理のことがよくわからない
遠方や海外に住んでいて、現地の管理会社との連絡が負担に感じることがある
空室期間が長くなっていて、早く状況を改善したい
管理会社を変えることを検討しているが、手続きが面倒そうで踏み出せていない
一つでも当てはまるなら、まず話を聞いてみてください。費用や手続きの説明も含め、無料でご相談をお受けしています。
よくある質問
Q1. デジタルポストで送られてくる報告書は、どのような形式ですか？
基本的にPDF形式でお送りします。スマホからでも特別なアプリなしですぐに確認でき、保存もしやすい形にしています。送金明細と物件の巡回写真がセットになっているので、バラバラにならず管理が楽だと喜ばれています。
Q2. AIを使って作ったシステムということで、セキュリティや正確性が心配です。
コードの作成にはAIを活用しましたが、最終的な動作確認とテスト、そして実際の送信前のチェックは必ず私自身が行っています。AIはあくまで「道具」であり、責任を持って運用するのは私（石田）ですので、ご安心ください。
Q3. デジタル契約（GMOサイン）を利用するのに、追加の費用はかかりますか？
当社で管理をお任せいただいているオーナー様には、システム利用料などの追加負担なしでご利用いただけます。郵送の手間や印紙代も削減できるため、オーナー様にとってもメリットのある仕組みです。
Q4. 他の管理会社にお願いしている物件でも、相談に乗ってもらえますか？
もちろんです。現在の管理状況に不安がある方や、「こういう報告をしてほしい」といったご要望がある方など、セカンドオピニオンのような形でのご相談も歓迎しております。
まとめ：「任せたら気にならない」管理を目指して
管理会社に任せるということは、本来「あとは気にしなくていい状態」に近づくことのはずです。
完璧とは言えませんが、AIを活用しながら少しずつその状態に近づけようとしています。
デジタルポストもその一つで、「便利だから作った」というより、オーナー様との信頼関係を積み上げるための仕組みとして動かしています。
旅行中にふと「物件、大丈夫かな」と思う回数が減る。
そういう小さな変化を積み重ねていきたいと思っています。
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